どれだけ丁寧に当直表を組んでも、体調不良や急用による直前の交代依頼は必ず発生します。
問題は交代そのものではなく、「誰が承認したか分からないまま当事者同士だけで決めてしまう」「交代した結果、他のルールに違反していないか確認されないまま確定してしまう」といった、プロセスが決まっていないことによる混乱です。
1なぜ直前の交代が現場を混乱させるのか
管理者が把握していない
当事者同士のLINEだけで話がまとまり、管理者が把握していない
ルール違反の確認がない
交代した結果、中N日ルールやNGペアに違反していないか誰も確認していない
記録が残らない
「言った・言わない」のトラブルになりやすく、記録が残らない
影響の連鎖に気づかない
1箇所の交代が連鎖して、他の日程にも影響することに誰も気づかない
2揉めない交代プロセスの設計
交代を「その場対応」にせず、あらかじめ次のようなプロセスを決めておくことをおすすめします。
- 1当事者間で合意するまず交代したい本人が、相手に直接連絡して了承を得ます。ここを飛ばしていきなり管理者に依頼が来ると、相手の都合を確認しないまま話が進んでしまうことがあります。
- 2交代がルール上問題ないか確認する中N日ルール・NGペア・当直不可曜日などに違反しないか、交代前に確認します。ここを省略すると、交代後に別の問題が発覚して二度手間になります。
- 3管理者が最終承認する当事者間の合意だけで確定させず、必ず管理者が最終確認・承認するプロセスを挟みます。これにより「誰が承認したか」の記録が残り、後から確認できる状態になります。
「口頭で了承を得たから大丈夫」という運用は、忙しい現場ほど記録が残らず、後になって「聞いていない」というトラブルの火種になります。承認の記録を残す仕組みを最初から決めておくことが重要です。
メディクミでできること
メディクミには、医師どうしのシフト交換機能があります。医師Aが交代したい割当を選ぶと、ルール上交換できる相手の割当だけが一覧で出るので、違反する組み合わせはそもそも申請できません。
申請後は相手の承諾→管理者の最終承認という2段階を経て、実際にシフトが入れ替わります。各段階の状態（未回答・承認済み・却下済み）も医師・管理者それぞれの画面で確認できます。
3交代ルールは事前に周知しておく
交代のプロセスを決めても、医師側に周知されていなければ結局その場対応に戻ってしまいます。
「交代したい場合は、まず相手に直接連絡→アプリで依頼→相手の承諾→管理者の確認、の順番で進めてください」というように、具体的な手順を事前に案内しておくことが、プロセスを機能させる上で欠かせません。
交代の申請自体をルール違反ができないよう制限しておくことは、管理者の負担軽減だけでなく、「交代した結果、別の誰かにしわ寄せが行く」という事態を未然に防ぐ意味でも重要です。